Onboarding nowo zatrudnionego pracownika jest pierwszym i kluczowym etapem w całym procesie zatrudnienia. Czym dokładnie jest? Ile trwa i jakie etapy obejmuje? Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak przeprowadzić skuteczny onboarding!
Onboarding — co to jest?
Onboarding to proces wdrażania do firmy nowego pracownika. Wyrażenie to pochodzi od angielskich słów on board, co w dosłownym tłumaczeniu oznacza na pokładzie.
Ile trwa wdrożenie nowego pracownika?
Wdrożenie nowego pracownika w organizacji zazwyczaj trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy. Ostateczna długość onboardingu zależy od wielu czynników m.in. stanowiska, specyfiki organizacji, a także rozplanowania wdrożenia.
Proces onboardingu — dlaczego jest tak ważny?
Proces onboardingu jest jednym z etapów cyklu życia pracownika i ma kluczowe znaczenie dla przyszłego funkcjonowania — zarówno samego zatrudnionego, jak i całego przedsiębiorstwa. Odpowiednio przeprowadzone wdrożenie zmniejsza rotację pracowników. Częsta wymiana kadry nie jest pożądanym zjawiskiem, ponieważ wiąże się z częstszymi rekrutacjami, co z kolei oznacza dodatkowe koszty.
Niestety badania pokazują, że nawet 20% nowo zatrudnionych rezygnuje z pracy po przepracowaniu zaledwie 45 dni! Kolejne 28% pracowników decyduje się na zmianę pracodawcy po pierwszych 6 miesiącach zatrudnienia. Główną przyczyną szybkiego odejścia z pracy jest właśnie nieprawidłowo przeprowadzony onboarding.
4C, czyli cztery kluczowe etapy onboardingu
Jeśli nie wiesz, jak podejść do procesu onboardingu w swojej firmie, w pierwszej kolejności zapoznaj się z modelem 4C. Onboarding 4C to proces ustanowiony przez Talyę N. Bauer — znaną i nagradzaną badaczkę Uniwersytetu Stanowego Portland w Oregonie. Według niej model 4C jest podstawą udanego onboardingu.
Etapy onboardingu 4C
- Culture — poznanie kultury organizacji
To pierwszy i najważniejszy etap wdrożenia nowego pracownika. Część firm przeprowadza go już na etapie podjęcia decyzji o zatrudnieniu danej osoby — wtedy mówimy o tzw. preboardingu, czyli okresie pomiędzy zakończeniem rekrutacji a zatrudnieniem. Etap culture najczęściej ma formę… prezentacji. Pracownik działu HR opowiada nowo zatrudnionemu o historii i misji firmy, jej wartościach, najważniejszych produktach/usługach, konkurencji, planach rozwoju itp. Poznając przedsiębiorstwo od podszewki, pracownik lepiej zrozumie działanie firmy i łatwiej mu będzie stawiać pierwsze kroki w nowym środowisku.
💡 Na tym etapie część firm decyduje się też na przeprowadzenie ankiety na temat procesu rekrutacji. Osoba, która brała udział w rekrutacji od A do Z, może przekazać cenny feedback. Dzięki temu rekruterzy będą wiedzieć, jakie działania podjąć, by usprawnić proces pozyskiwania kandydatów.
- Clarification — omówienie zakresu obowiązków
Ten etap również można przeprowadzić w trakcie prebordingu. Tak naprawdę podstawowy zakres obowiązków powinien być już zawarty w ofercie pracy i doprecyzowany podczas zatrudnienia. Jeśli pracownik od samego początku będzie dokładnie wiedział, za co i w jakim zakresie jest odpowiedziany, uniknie dysonansu poznawczego, czyli sytuacji, kiedy jego wyobrażenie o pracy nie będzie pokrywać się z rzeczywistością. Dokładne omówienie zakresu obowiązków pozwala też w przyszłości zminimalizować ryzyko wypalenia zawodowego pracownika.
- Connections — poznanie zespołu i budowanie relacji.
Nie od dziś wiadomo, że atmosfera w zespole wpływa na samopoczucie pracownika, a co za tym idzie na utrzymanie długotrwałej motywacji. Dlatego o relacje z nowo zatrudnionym pracownikiem warto zadbać od samego początku. Miłym gestem jest wysłanie drogą mailową listu powitalnego. Powinien on być jak najbardziej spersonalizowany i zawierać informacje przydatne w pierwszym dniu pracy np. jak dojechać do pracy i czego powinien się spodziewać pierwszego dnia.
Nowo zatrudniony pracownik nie powinien być pozostawiony sam sobie — a niestety w wielu formach nadal dominuje takie podejście. W pierwszych dniach warto przedstawić pracownika w zespole i krótko opowiedzieć, kto i za co jest odpowiedzialny. Dobrą praktyką jest też zorganizowanie spotkania integracyjnego i wręczenie tzw. welcome pack, czyli powitalnego prezentu z gadżetami firmy.
💡 Coraz bardziej popularnym zwyczajem jest przydzielenie nowo zatrudnionemu opiekuna tzw. buddy, który wspiera nowego pracownika w pierwszych tygodniach pracy. Buddy to osoba, do której można się zwrócić z wszelkimi pytaniami — począwszy od „jak obsłużyć ekspres do kawy w firmowym biurze” po kwestie związane z osobami i procesami w firmie.
- Compliance — dopełnienie wszystkich kwestii formalnych.
To najbardziej „biurokratyczny” etap onboardingu, ale konieczny i najważniejszy z perspektywy prawnej. Obejmuje takie kwestie jak podpisanie umowy, przekazanie sprzętu, wstępne szkolenia np. BHP czy zapoznanie się z wewnętrznymi regulacjami. Aby ten etap wdrożenia pracownika przebiegł sprawnie, warto zautomatyzować część procesów. Jak to zrobić? Na przykład przeprowadzając przynajmniej część szkoleń online czy wykorzystując gotowe formularze do podpisywania umów.
Plan onboardingu — gotowa checklista
Wykorzystaj poniższą checklistę, dzięki czemu sprawnie przeprowadzisz onboarding w swoim zespole.
- przygotowanie niezbędnych dokumentów (umowa o pracę, umowa poufności, regulaminy do podpisu)
- przygotowanie stanowiska pracy (sprzęt, konto mailowe, niezbędne dostępy)
- wysłanie maila powitalnego do pracownika i maila do pracowników informującego o dołączeniu do zespołu nowej osoby
- wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za onboarding pracownika
- przedstawienie nowego pracownika w zespole
- wręczenie welcome pack
- zapoznanie pracownika z misją, wartościami i celami firmy
- wyznaczenie celów i zadań
- przeprowadzenie ankiety po zakończonym procesie onboardingu
Ankieta po przeprowadzonym onboardingu — przykładowe pytania
Poniżej znajdziesz listę przykładowych pytań, jakie możesz zadać pracownikowi po przeprowadzonym procesie onboardingu.
- Jak oceniasz pierwszy dzień pracy?
- Czy zostałeś przedstawiony w zespole?
- Czy przedstawiono Ci misję i wartości firmy?
- Czy zostałeś dokładnie zapoznany z zakresem swoich obowiązków? Wiesz, co masz robić i za co jesteś odpowiedzialny?
- Czy wiesz, do kogo możesz się zwrócić po pomoc?
- Czy przydzielono Ci mentora?
- Czy wiesz, jakie firma oferuje benefity dla pracowników i jak złożyć odpowiednie wnioski, by je uzyskać?
- Czy Twoje obowiązki zawodowe pokrywają się z tymi zamieszczonymi w ogłoszeniu o pracę?
- Czy w pierwszym dniu otrzymałeś niezbędny sprzęt do pracy oraz dostępy?
- Czy wiesz, jak składać wnioski urlopowe i komu zgłaszać L4?
Onboarding pracownika — podsumowanie
Wdrożenie pracownika jest kluczowym elementem w całym procesie zatrudnienia. Odpowiednio przeprowadzone zwiększy efektywność i motywację pracownika. Dzięki onboardingowi nowo zatrudniony nawiąże relację z zespołem i poczuje przynależność do organizacji. To pozytywnie wpłynie na jego całą ścieżkę kariery w firmie i zmniejszy ryzyko rotacji.