Offboarding pracownika — jak profesjonalnie przeprowadzić go w firmie?

Według badań tylko 29% przedsiębiorstw wie, w jaki sposób przeprowadzić offboarding w firmie. Czy Ty należysz do tej grupy? Jeśli nie, to pora to zmienić! Przeczytaj artykuł i dowiedz się, czym dokładnie jest offboarding pracownika i jak krok po kroku przeprowadzić go w przedsiębiorstwie.

Czym jest offboarding pracownika?

Offboarding jest ostatnim etapem cyklu życia pracownika w firmie. To czas, w którym zarówno firma, jak i pracownik przygotowują się do funkcjonowania w nowej rzeczywistości. W krótkim czasie trzeba przekazać obowiązki reszcie zespołu, odpowiednio zaplanować pracę, a czasami nawet uruchomić nowy proces rekrutacyjny.

Ile trwa offboarding pracownika?

Offboarding pracownika najczęściej trwa kilka tygodni. Jego ostateczna długość zależy od wielu czynników m.in.:

• Długości okresu wypowiedzenia — w zależności od rodzaju umowy oraz okresu zatrudnienia w firmie, pracownik od momentu złożenia/otrzymania wypowiedzenia przepracuje jeszcze w firmie 1-3 miesiące.
• Urlopu — jeśli pracownik ma jeszcze urlop do wykorzystania i z niego skorzysta, czas, w jakim można przeprowadzić offboarding ulega skróceniu.
• Stanowiska — im wyższe stanowisko zajmował pracownik, tym prawdopodobniej więcej obowiązków będzie miał do przekazania. Odejście z pracy dyrektora/eksperta często wiąże się z koniecznością przeprowadzenia szkoleń w zespole.

Offboarding pracownika krok po kroku

Z Twojego zespołu odchodzi niedługo pracownik? Zobacz, jak profesjonalnie przeprowadzić offboarding w kilku prostych krokach.

Krok 1: złożenie/otrzymanie wypowiedzenia

Proces offboardingu zaczyna się od złożenia/wręczenia wypowiedzenia — decyzja o zakończeniu współpracy może wypłynąć zarówno ze strony firmy, jak i samego pracownika. Jest to najtrudniejszy moment offboardingu. Zgodnie z dyrektywą work life balance, wypowiedzenie wręczone pracownikowi przez pracodawcę musi zawierać uzasadnienie.

Jeśli to pracownik decyduje się na zmianę pracy, nie musi podawać powodów swojej decyzji, ale dla zachowania dobrych relacji, warto, aby to zrobił. Dzięki temu pracodawca będzie też wiedział, na co zwrócić uwagę w firmie i co warto poprawić, aby zminimalizować rotację pracowników.

Krok 2: poinformuj zespół o zmianach

Profesjonalnie przeprowadzony proces offboardingowy bierze pod uwagę nie tylko samego zainteresowanego, ale również cały zespół. Sposób komunikacji, a następnie opieki nad zespołem, znacząco wpływa na morale. Poinformuj zespół o zmianach i daj przestrzeń do rozmowy. Niech każdy pracownik ma możliwość porozmawiania o nowej sytuacji ze swoim przełożonym. Ludzie mogą mieć wiele pytań i obaw. Spotkanie one-to-one z liderem pozwoli rozwiać wszelkie wątpliwości.

Dlaczego to takie ważne?

Brak szczerej rozmowy może pogarszać morale w firmie, prowadzić do spadku motywacji i ogólnego zagubienia. Pracownicy powinni otrzymać od przełożonego komentarz odnośnie do nowej sytuacji oraz odpowiedzi na nurtujące ich pytania. Pozostawieni sami sobie, bez opieki lidera, będą snuć domysły, a nawet odczuwać lęki.

Poniżej prezentujemy 2 przykłady sytuacji, które wydarzyły się naprawdę, a zespół nie otrzymał wsparcia podczas offboardingu pracownika. Zobacz, do czego to doprowadziło.

Przykład 1:

Ryszard od ponad 3 lat pracuje w firmie transportowej jako kierowca. Jest bardzo dobrym pracownikiem, sumiennie wykonuje swoje obowiązki i generalnie jest zadowolony z pracy. Stanisław, który dołączył do zespołu 2 lata po Ryszardzie, właśnie złożył wypowiedzenie. Podczas rozmowy z Ryszardem chwali się swoją nową pracą. Mówi, że będzie pracował mniej, a zarabiał więcej. Do tego otrzyma benefity dla pracowników, o jakich nawet nie mógłby marzyć w aktualnej pracy.

Ryszard jest nieco zdziwiony. Myślał, że aktualne miejsce pracy, jest naprawdę wspaniałe. Okazuje się, że może być znacznie lepiej. Jego motywacja do pracy spada, zazdrości Stanisławowi zmian, który ma krótszy staż, a zmienia pracę na lepsze. Ryszard nie wie, co robić. Myśli, czy by też nie zmienić pracy.

Nikt w pracy nie skomentował odejścia Stanisława, po prostu zatrudniono nową osobę na jego miejsce. Ryszard nie miał z kim podzielić się swoimi przemyśleniami. Spada jego motywacja i zaangażowanie, co z czasem może prowadzić do wypalenia zawodowego. Rozmowa z liderem pomogła by rozwiać wątpliwości oraz rozwiązanie.

Przykład 2:

Roksana była w firmie XYZ od samego początku. Od A do Z budowała zespół marketingowy. W ciągu 6 lat z młodszej specjalistki ds. marketingu została head of brand. Firma swój obecny wizerunek zawdzięcza właśnie jej. Pewnego dnia dostała wypowiedzenie. Kryzys. Zmiany. Konieczność reorganizacji firmy i cięcia kosztów. Nie tylko Roksana jest w szoku, ale też jej zespół marketingowy i pozostali pracownicy w firmie. Morale w firmie i motywacja do działania bardzo spadają. Pojawiają się pytania i wątpliwości: czy ja będę następny?

Krok 2: załatw niezbędne formalności

Offboarding wiąże się z wieloma czynnościami „biurokratycznymi„. Pracownik musi zdać sprzęt, czasami też rozliczyć się z firmą. Z tego względu wiele firm wprowadza tzw. obiegówkę (kartę obiegową), którą potwierdza pełne rozliczenie się z firmą. Jakie pozycje może zawierać obiegówka? Najczęściej są to:

• sprzęt służbowy (laptop, telefon)
• samochód
• klucze
• służbowe karty płatnicze lub środki pieniężne np. na tankowanie auta, opłaty parkingowe itp.

Oprócz ww. ruchomości offboarding wiąże się też z rozwiązaniem kwestii benefitów (karta Multisport, abonament medyczny, dostęp do platform szkoleniowych).

Krok 3: zadbaj o organizację i relacje

Bez względu na to, która ze stron zdecydowała o zakończeniu współpracy, proces offboardingowy może przebiegać w przyjaznej atmosferze. Ty, jako pracodawca, a w szczególności dział HR i bezpośredni przełożony, możecie sprawić, aby cała procedura przebiegła jak najsprawniej. Warto przygotować plan działania, który uwzględni takie kwestie jak:

• Przekazanie niedokończonych projektów/zadań — z kim i kiedy pracownik powinien się spotkać, aby omówić przekazanie obowiązków?
• Kto przejmie obowiązki pracownika — czy będzie to jedna, czy więcej osób?
• Szkolenia — czy odchodzący pracownik powinien przeszkolić w jakimś obszarze zespół?
• Rekrutacja — czy ruszamy z procesem rekrutacyjnym, czy na razie rozdzielamy obowiązki w zespole?
• Klienci — należy ich poinformować, że za jakiś czas będą pod opieką nowej osoby. Warto wskazać dokładną datę zmiany i kontakt do nowego opiekuna.

Krok 4: przeprowadź rozmowę offboardingową

Rozmowa offboardingowa, zwana też exit interview, to doskonały sposób na zamknięcie współpracy. Najlepiej jest ją przeprowadzić w ostatnim dniu pracy pracownika. Exit interview to czas na wymianę doświadczeń i rozstanie w przyjaznej atmosferze.

Exit interview powinien przeprowadzić pracownik działu HR — jeśli nie jest to możliwe, może to być bezpośredni przełożony pracownika. W rozmowie offboardingowej najważniejsza jest wymiana doświadczeń. Pracownik powinien otrzymać feedback, swoiste podsumowanie współpracy. Z kolei HR-owiec podczas exit interview może zadać pytania, które pozwolą usprawnić wiele procesów w firmie i poprawić employee experience (doświadczenie pracownika).

Exit interview — przykładowe pytania:

1. Jak oceniasz pracę w naszej firmie?
2. Co moglibyśmy poprawić w naszej organizacji?
3. Czy Twoje obowiązki w pracy pokrywały się z tymi, jakie były wskazane w ogłoszeniu o pracę?
4. Jak oceniasz komunikację w zespole?
5. Czy miałeś regularne spotkania ze swoim przełożonym?
6. Czy byłeś zadowolony z benefitów pracowniczych?
7. Czy miałeś przestrzeń do rozwoju (budżet, czas, dostęp do szkoleń/kursów)?
8. Czy poleciłbyś pracę w naszej firmie?
9. Czy uważasz, że nasza firma jest przyjaznym miejscem do pracy?

Offboarding — podsumowanie

Offboarding pracownika jest bardzo ważnym procesem w firmie. Bez względu na to, kto zadecydował o zakończeniu współpracy, warto zadbać, aby przebiegał on sprawnie i w przyjaznej atmosferze — w końcu nigdy nie wiadomo, kiedy wasze drogi ponownie się przetną.