Świadectwo pracy 2024 — wzór, terminy, co powinno zawierać?

Świadectwo pracy to dokument, który wydaje pracownikowi pracodawca w dniu wygaśnięcia umowy o pracę. Z artykułu poznasz najważniejsze informacje na temat świadectwa pracy, jego wzór, najważniejsze terminy oraz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z tym dokumentem.

Świadectwo pracy — co powinno zawierać?

Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. jasno określa, co powinno zawierać świadectwo pracy. Na dokumencie pracodawca ma obowiązek umieścić takie informacje jak:

• okres zatrudnienia pracownika;
• wymiar czasu pracy (pełen czy niepełny etat);
• rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowisko lub pełniona funkcja;
• sposób rozwiązania umowy o pracę — wygaśnięcie umowy o pracę czy wypowiedzenie;
• w przypadku wypowiedzenia, która ze stron (pracownik czy pracodawca) wystąpiła z wypowiedzeniem;
• przysługującym i wykorzystanym urlopie wypoczynkowym w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• urlopie bezpłatnym (jeśli pracownik z niego korzystał) i podstawie prawnej jego udzielenia;
• wykorzystanym urlopie opiekuńczym w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• wykorzystanym urlopie ojcowskim (tylko ojcowie);
• wykorzystanym urlopie rodzicielskim i podstawie prawnej jego udzielenia;
• wykorzystanym urlopie wychowawczym i podstawie prawnej jego udzielenia;
• okresie, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186(8) § 1 pkt 2 k.p.;
• zwolnieniach od pracy przewidzianych w art. 188 k.p., wykorzystanych w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• liczbie dni pracy zdalnej, przewidzianej w art. 6733 § 1 k.p.;
• liczbie dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 k.p., w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• okresie odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
• okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
• wykorzystanym dodatkowym urlopie albo innych uprawnieniach lub świadczeniach, przewidzianych przepisami prawa pracy;
• okresach nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
• zajęciach wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
• należnościach ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych.

💡 Na żądanie pracownika pracodawca może zamieścić w świadectwie pracy dodatkowe informacje takie jak: wysokość wynagrodzenia czy uzyskane kwalifikacje.

Świadectwo pracy a umowa zlecenie

Świadectwo pracy otrzymują tylko Ci pracownicy, którzy byli zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę. W przypadku umowy zlecenia i innych umów cywilno-prawnych (umowa o dzieło), pracownik nie otrzyma świadectwa pracy po zakończeniu współpracy.

Ile czasu ma pracodawca na wydanie świadectwa pracy?

Każdy pracodawca ma obowiązek wystawić pracownikowi świadectwo pracy w ostatnim dniu trwania umowy. Pracownik powinien otrzymać je osobiście w formie pisemnej. Jeśli z jakichś powodów nie jest to możliwe, np. pracownik przebywa na urlopie, pracodawca może wysłać świadectwo pracy pocztą — do 7 dni od daty ustania stosunku pracy. Istnieje też możliwość przekazania świadectwa pracy za pośrednictwem osób trzecich, jednak w takim przypadku pracownik powinien tej osobie napisać upoważnienie.

Wydanie świadectwa pracy po terminie

Jeśli pracodawca wyda byłemu pracownikowi świadectwo pracy po terminie, grozi mu grzywna w wysokości 1000, a nawet 30 000 zł.

Sprostowanie świadectwa pracy

Czasami zdarza się, że świadectwo pracy zawiera błędy. Może to być brak podpisu lub pieczątki pracodawcy czy błędne informacje na temat wykorzystanego urlopu macierzyńskiego lub przebywania na zwolnieniu lekarskim. W takiej sytuacji były pracownik powinien złożyć wniosek z prośbą o sprostowanie świadectwa pracy. Ma na to 14 dni od dnia otrzymania dokumentu. Z kolei pracodawca ma 7 dni, by odpowiedzieć na wniosek byłego pracownika i wydać mu nowe, zawierające prawidłowe informacje świadectwo pracy.

Jeśli pracodawca nie odpowie na wniosek byłego pracownika lub poinformuje go o negatywnej decyzji rozpatrzenia wniosku, były pracownik ma prawo w ciągu 14 dni odwołać się do Sądu Pracy. Jeśli świadectwo pracy rzeczywiście będzie zawierało błędy lub będzie niezgodne z przepisami, pracownik ma prawo wystąpić o odszkodowanie z powodu błędnie wystawionego świadectwa pracy.

Wzór świadectwa pracy w 2024

Jak wygląda świadectwo pracy? Według Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. świadectwo pracy powinno zawierać następujące elementy według podanej kolejności:

1. Dane pracodawcy: nazwa, siedziba, numer NIP lub REGON-PKD (lewy górny róg).
2. Miejscowość i data (prawy górny róg).
3. Tytuł: Świadectwo Pracy (na środku).
4. Dane pracownika – imię (imiona), nazwisko, data urodzenia.
5. Okres i wymiar zatrudnienia.
6. Stanowisko i/lub rodzaj wykonywanej pracy.
7. Podstawa prawna i tryb ustania stosunku pracy.
8. Wykorzystany urlop wypoczynkowy – liczba dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym.
9. Wykorzystany urlop bezpłatny – informacje o ewentualnym wykorzystaniu przez pracownika urlopu bezpłatnego.
10. Informacja o urlopie ojcowskim, rodzicielskim i wychowawczym.
11. Ochrona stosunku pracy – art. 1868 § 1 pkt 2 k.p.
12. Informacja o zwolnieniach od pracy – art. 188 k.p.
13. Liczba dni niezdolności do pracy.
14. Absencja bez prawa do wynagrodzenia chorobowego.
15. Czynna służba wojskowa lub jej forma zastępcza.
16. Praca w szczególnych warunkach — czy pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach i charakterze. Jeśli tak, należy wskazać przez jaki okres.
17. Urlop dodatkowy lub inne świadczenia.
18. Okresy nieskładkowe.
19. Informacja o zajęciu wynagrodzenia.
20. Informacje uzupełniające.
21. Podpis uprawnionej osoby (pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę).
22. Pouczenie pracownika o możliwości złożenia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od momentu jego otrzymania.

Świadectwo pracy — często zadawane pytania

Poniżej zebraliśmy najczęściej zadawane pytania związane ze świadectwem pracy.

Zgubione świadectwo pracy — co zrobić?

Jeśli zgubiłeś świadectwo pracy, możesz zwrócić się do byłego pracodawcy z prośbą o wystawienie duplikatu świadectwa pracy. W przypadku kiedy Twój poprzedni pracodawca już nie prowadzi działalności, z pomocą przyjdzie Ci ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych prowadzi bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. W bazie znajdziesz informację o tym, gdzie aktualnie są przechowywane dokumenty osobowe i płacowe pracowników nieistniejących już zakładów.

Jak uzyskać świadectwo pracy z ZUS?

ZUS nie wystawia świadectwa pracy za pracodawców. Zakład Ubezpieczeń Społecznych może jedynie potwierdzić, że w danym okresie pracownik był zatrudniony, a pracodawca odprowadzał składki.

Czy muszę pokazywać ostatnie świadectwo pracy?

Jeśli Twoje kolejne zatrudnienie będzie na podstawie umowy o pracę, powinieneś dostarczyć nowemu pracodawcy swoje wszystkie poprzednie świadectwa pracy. Szczególnie ważne jest dostarczenie ostatniego świadectwa pracy, ponieważ na jego podstawie nowy pracodawca będzie mógł ustalić m.in. wymiar Twojego urlopu oraz przysługujący Ci zasiłek chorobowy.

Kto podpisuje świadectwo pracy?

Świadectwo pracy musi być podpisane przez pracodawcę. Pracownik nie ma obowiązku zostawiać swojego podpisu.

Świadectwo pracy — podstawa prawna

Wszelkie przepisy związane ze świadectwem pracy znajdziesz w Kodeksie Pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) — ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. oraz w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1862, ze zm).